Jevnlig gjennomgang av selskapets REN-brukere

Kunder av REN AS oppfordres dere til å jevnlig se over hvilke personer som har REN-bruker gjennom deres organisasjon, og fjerne de som ikke lenger skal ha tilgang. Dette bør minimum gjennomføres en gang i året.

Gjennomgang av brukere utføres av en av selskapets "selskapsadministrator", og gjøres ved å se over listen over selskapets registrerte brukere etter innlogging.

Arbeidsoppgaver for selskapsadministrator i forbindelse med en gjennomgang av de registrerte brukerne er:

  • Fjerne brukere
    Brukere som tilhører personer som ikke lenger arbeider i selskapet skal fjernes.  Dette f.eks. fordi de har sluttet i selskapet/organisasjonen, pensjonert seg eller avsluttet studier osv. De brukerne som skal ligge under et selskap er fast ansatte i selskapet (og ved skole/utdanning:  Aktive elever ved skolen).  Det er ikke tillatt å gi brukertilgang til konsulenter eller noen som er ansatt i andre selskaper. Man fjerner en bruker ved å klikke på vedkommendes navn fra brukerlisten, og så trykke «slett»-knappen nederst i skjermbildet for brukerinformasjon.
     
  • Bekrefte brukere
    Dersom en bruker er markert med gult i brukerlisten over brukere, vil det si at brukeren ikke er bekreftet. Selskapsadministratorer kan klikke her for å se en oversikt over evt. ubekreftede brukere i sitt selskap. Ubekreftede brukere oppstår ved påmelding på kurs/arrangementer hos REN, hvor vedkommende meldes på med angitt selskap og personen ikke har bruker fra før. Slike "kurs-opprettede brukere" får begrensete rettigheter (kan bare gå inn og redigere kurs/arrangementspåmeldingen). Selskapsadministratorer bekrefter brukeren (og gir sånt tilgang på f.eks. RENblader og verktøy) ved å klikke på fornavnet på vedkommende i brukerlisten og så velge «Bekreft bruker» med knappen som vises over navnet.  Dersom brukeren er feil opprettet, bør den slettes.
     
  • Sjekke epost-adressene
    En epost-adresse kan ha endret seg, eller kan ha vært feil i utgangspunktet (ved registrering).  Angivelse om det har vært trøbbel med epost-adressen for en bruker vises i skjermbildet for brukerinformasjon for hver bruker (klikk på fornavnet på en bruker).  Dersom det angis at det har vært problemer med å nå vedkommende på epost, bør epost-adressen sjekkes og evt. korrigeres (klikke «rediger»-knappen nederst for å endre brukeren, i skjermbildet for brukerinformasjon). Korrekt epost-adresse er svært viktig for en REN-bruker, slik at vedkommende skal kunne utføre «Glemt passord» og evt. få informasjonsoppdateringer og påmeldingsbekreftelser osv.  Se evt. mer informasjon om hvilke eposter som sendes ut fra REN AS.

REN-brukere er personlige, en REN-brukere skal knyttes til en enkelt person. Det skal ikke opprettes fellesbrukere, ettersom

  1. Det potensielt gir passord-problemer for mange hvis en av de som benytter fellesbrukeren benytter "Glemt passord" og setter nytt passord, dvs. at "glemt passord" for den brukeren i praksis ikke fungerer.
  2. Fellesbrukere har som regel dårlig passord for å være lett å huske, og det kan gi uautoriserte tilgang.
  3. Det innebærer dårlig kontroll med hvem som faktisk har tilgang (en person som ikke lenger arbeider i selskapet kan kanskje ha tilgang lenge etter at vedkommende forlot selskapet).
  4. Dersom noen slutter i selskapet må fellesbrukeren ha nytt passord, og det medfører at alle som benytter fellesbrukeren må endre sine evt. lagrede innlogginger. Det kan derfor bli sett på som så ugunstig at passordet ikke endres. Det gir tidligere ansatte fortsatt tilgang, passord på avveie og dertil hørende sikkerhetsproblemer.

Det koster ikke noe mer å ha flere brukere, ingen av RENs produkter prises pr. bruker - behovet for fellesbruker bør sånt sett ikke være tilstede. Hvis noen bedrifter opplever arbeidet med å legge til og fjerne brukere, så kan REN evt. hjelpe til med dette. Send epost til post@ren.no ved spørsmål om dette.

Det beste er å knytte en persons adresse hos selskapet til brukeren.  Er f.eks. vedkommende en student på NTNU, så benyttes ntnu-adressen.

Spesielt viktig for de som har «Skole og opplæring»-produktet

Gjennomgang av brukere er spesielt viktig for utdanningsinstitusjoner og opplæringskontor som abonnerer på "Skole og utdanning"-produktet og som har elever/lærlinger blant sine brukere.  Dette fordi slike organisasjoner gjerne har større «gjennomtrekk» av brukere enn andre selskaper (elever som slutter/begynner). Bruker-gjennomgang bør der utføres ca. to ganger i året, f.eks. ved semesterstart på høsten og i januar.  De som kan ha tilgang gjennom utdanningsinstisusjon/opplæringskontor er

  • Fast ansatte på skolen/opplæringskontoret
  • Aktive studenter/lærlinger som er gitt tilgang

Ansatte, lærlinger eller studenter som er ferdige eller som ikke lenger er aktive, skal fjernes som brukere.