Hjelp: Feil epost-adresser i bruker-informasjonen

Den vanligste årsaken til feil i de automatiserte utsendelsene vi foretar, er at epost-adressene for brukerne er spesifisert feil ved registrering (eller ved oppdatering).

Hva kan gjøres?

Både for å unngå dette, bøte på dette og forhindre dette kan det gjøres forskjellig hos brukerens selskap:

  1. Være nøye med innlegging av epost-adresser
    Ved kurspåmeldinger og registrering av nye brukere er det viktig å være nøye på å skrive inn korrekte e-postadresser. Beste praksis er å ikke skrive inn epost-adressene "for hånd", men å kopiere fra en liste hentet ut noe sted fra - eller at man henter adressene fra eposter som vedkommende personer har sendt (da er man rimelig garantert at adressene virker).
     
  2. Mistanke om feil epost-adresse? Be selskapsadministrator sjekke
    Alle selskaper har en selskapsadministrator, som har rettigheter til å se andre i selskapet sin profil og kan endre noen opplysninger der. Hvis en bruker ikke mottar epost fra oss, så bør det sjekkes om det er registrert korrekt epost-adresse for brukeren. Oppnevnte selskapsadministratorer i selskapet kan se på brukens profil via "Mitt selskap", og kan eventuelt korrigere epost-adressen hvis den er feil.
     
  3. Jevnlig gjennomgang og oppdatering
    REN oppfordrer selskapene å ha rutinemessig gjennomgang av sine REN-brukere. Spesielt bør selskapsadministratorene følge med hvis grupper eller hele selskapet skifter epost-adresser (f.eks. i fm. sammenslåinger av selskaper eller nytt navn) - da oppstår det ofte feil.
     

Hva kan REN gjøre?

Det er forholdsvis lite REN kan gjøre i dette, da vi ikke har oversikt over alle selskapers epost-adresser. Vi har derimot laget en mekanisme for å detektere og synliggjøre epost-feil på en brukers profil. Dette gjør at selskapsadministratorer i et selskap vil evt. få en indikasjon på feil på epost-adresse hvis han/hun oppsøker en brukers profil og REN har opplevd feil i automatiserte forsøk på å sende e-post til vedkommende bruker.
 



Eksempel på indikasjon i en brukers profil om at utsendelser har feilet til vedkommende sin adresse.

I tillegg, hvis vi i REN får epost i retur som omhandler aktivering av brukere eller påmeldings-bekreftelser på kurs, så hender det at vi tar en ekstra kikk på disse for å se om det er noe vi kan gjøre - men i utgangspunktet bør dette fanges opp og korrigeres av brukerne og selskapet (v/selskapsadministrator) selv når de ikke mottar påmeldingsbekreftelser eller epost om aktivering av bruker.

 

Manglende fjerning av tidligere ansatte

En annen gjenganger når vi får epost i retur er at vedkommende brukers epost-adresse har sluttet å fungere - rett og slett fordi han/hun ikke jobber i selskapet. Epost-adressen blir da ganske raskt stengt i epost-systemet, mens det kan ta en stund før noen finner ut at vedkommende sine brukere bør fjernes i ulike fagsystemer - blant annet i RENs systemer.

Hva kan gjøres?

Det er selskapsadministrator sitt ansvar å holde de registrerte REN-brukere oppdatert, og det er han/hun sitt ansvar å fjerne brukerne til personer som ikke lenger er en del av selskapet. Det er viktig at brukere ikke fortsetter å ha REN-tilgang på selskapets vegne etter avsluttede arbeidsforhold. Vi ser at enkelte selskaper velger å la en person på HR-avdeling eller administrativt ansatte være selskapsadministratorer, noe som kan være smart (fordi de får tidlig informasjon om folk som har sluttet og sørger for å fjerne vedkommende i andre systemer). Et selskap kan ha flere selskapsadministratorer.

Hva kan REN gjøre?

REN kan oftest ikke se om det er feil i epost-adressen eller om en epost-adresse er stengt. Vi sender likevel av og til tips til selskaper om å sjekke opp en brukers informasjon, hvis vi ser gjentatte feilmeldinger til en epost-adresse som tidligere har fungert eller at feilmeldingen indikerer at personen ikke lenger er ansatt.